Fullmäktige
Protokoll 11.06.2020/Paragraf 14

§ 14	Ärendenr HUS/1773/2020

 

Revisionsberättelse och beviljande av ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 2019

 

Redogörelse                     Revisionsberättelsen 2019 samt utlåtandet om beviljande av ansvarsfrihet som ingår i denna har behandlats vid revisionsnämndens möten 2.4.2020 (§ 14), 7.5.2020 (§ 19) och 25.5.2020 (§ 23).

 

Bakgrund                          Enligt 125 § i kommunallagen ska revisorn för varje räkenskapsperiod avge en berättelse till fullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen ska också innehålla ett uttalande om huruvida bokslutet bör godkännas och ansvarsfrihet beviljas medlemmarna i organet i fråga och den ledande tjänsteinnehavaren inom organets uppgiftsområde (den redovisningsskyldige).

 

Om revisorerna konstaterar att kommunens förvaltning och ekonomi har skötts i strid med lag eller fullmäktiges beslut och felet eller den åsamkade skadan inte är ringa, ska det i revisionsberättelsen riktas en anmärkning om saken mot den redovisningsskyldige. Anmärkningen kan inte riktas mot fullmäktige.

 

Enligt 121 § i kommunallagen ska revisionsnämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om.

 

Revisionsnämnden ska inhämta en förklaring av den som saken gäller samt kommunstyrelsens utlåtande om en anmärkning i revisionsberättelsen. Fullmäktige fattar beslut om de åtgärder som revisionsnämndens beredning, revisionsberättelsen och anmärkningar i den föranleder. När fullmäktige godkänner bokslutet beslutas även om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.  Om ansvarsfrihet inte beviljas ska fullmäktige fatta beslut om vilka åtgärder som ska vidtas på grund av detta.

 

Revisionsberättelse 2019

 

Revisionssamfundet KPMG Oy Ab:s ansvariga revisor OFR, CGR Jorma Nurkkala har 26.3.2020 avgett sin revisionsberättelse för 2019 (bilaga 6). Revisionsberättelsen har anpassats, men den innehåller inte någon sådan i 125 § i kommunallagen avsedd anmärkning som riktar sig mot den redovisningsskyldiga.

 

I den revisionsberättelse 2019 som Samkommunen HNS sänt till samkommunsfullmäktige föreslår revisorn som resultat av revisionen bland annat följande:

 

"Samkommunens förvaltning har skötts enligt lagstiftningen och samkommunsfullmäktiges beslut.

 

Täckningen av anbudsförfarandena för upphandlingar har inte övervakats i tillräcklig utsträckning. I verksamhetsberättelsen har det konstaterats att värdet i euro av de anskaffningar för vilka ett anbudsförfarande inte har ordnats har varit betydande. Det finns inga uppgifter om värdet av skadan som bristerna i upphandlingsförfarandet gett upphov till för samkommunen.

 

I övrigt har samkommunens interna kontroll, riskhantering och koncernkontroll ordnats på behörigt sätt."

 

Om godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet konstaterar revisorn följande:

 

"Vi tillstyrker att bokslutet godkänns. På grund av osäkerheten som anknyter till värdet av den i revisionsresultatet konstaterade skadan på grund av bristerna i anbudsförfarandena kan vi inte ta ställning till beviljande av ansvarsfrihet för ledamöterna i samkommunens styrelse, ekonomidirektören, logistikfunktionens direktör och upphandlingschef. Vi tillstyrker att ansvarsfrihet beviljas de övriga redovisningsskyldiga för den granskade räkenskapsperioden."

 

Utöver revisionsberättelsen daterad 20.3.2020 har revisionssamfundet KPMG Oy Ab avgett en av den ansvariga revisorn OFR, CGR Jorma Nurkkala undertecknad sammanfattande rapport om revisionen 2019 (bilaga 7).

 

Intern kontroll inom HUS organisation

 

Fullmäktige fattade i december 2013 ett beslut om riktlinjerna för kommunens och HUS-koncernens interna kontroll och riskhantering. Anvisningen "Principerna för HUS-koncernens interna kontroll och riskhantering" trädde i kraft 1.1.2014. Styrelsen godkände 4.11.2019 (§ 125) en uppdatering av teknisk karaktär för anvisningen, men denna innebar inte några ändringar i de grunder för den interna kontrollen och riskhanteringen som tidigare godkänts av fullmäktige. 

 

Enligt anvisningen är den interna kontrollen en del av den dagliga ledningen, styrningen samt enhetens verksamhet. Alla organisationsmedlemmar svarar i sin egen roll för denna. Med intern kontroll avses alla åtgärder och metoder med målet att uppnå god förvaltning samt säkerställa att anvisningar och bestämmelser iakttas, att medel och andra resurser används med eftertanke och på ett ekonomiskt effektivt sätt. Personer i chefsställning svarar för den interna kontrollen. Var och en chef svarar i fråga om sin enhet för genomförandet av den interna kontrollen.

 

Enligt anvisningen åligger uppföljningen av den interna kontrollen personer i ledande ställning, cheferna och förtroendepersonerna. De centrala uppgifterna i uppföljningen omfattar att sätta upp rapporteringsskyldigheter, övervaka att rapporteringen görs samt jämföra beslut som har fattats med resultaten som beskrivs i rapporterna.

 

Ansvaret för den interna kontrollen och riskhanteringen fastställs i den av fullmäktige godkända förvaltningsstadgan. Enligt 77 § i förvaltningsstadgan ansvarar styrelsen för anordnandet av den helhetsomfattande interna kontrollen och riskhanteringen, godkänner anvisningarna och förfaringssätten för intern kontroll och riskhantering samt övervakar att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs enligt anvisningarna och på ett resultatbärande sätt. Dessutom ger styrelsen information om anordnandet av intern kontroll och riskhantering i revisionsberättelsen tillsammans med centrala slutsatser, och en utredning om koncernrevisionen och de mest betydande riskerna och osäkerhetsfaktorerna.

 

Enligt 80 § i förvaltningsstadgan ansvarar verkställande direktören och de ledande tjänsteinnehavarna inom resultatområdena och verksamhetsområdena för verkställandet av och resultaten hos den interna kontrollen och riskhanteringen i sitt område, ger sina underlydande enheter anvisningar samt rapporterar enligt styrelsens anvisningar. Enheternas chefer ansvarar för att enheten identifierar och bedömer risker, för verkställandet av riskhanteringsåtgärder och för att åtgärderna fungerar samt rapporterar enligt styrelsens anvisningar.

 

Enligt 81 § i förvaltningsstadgan bedömer den interna revisionen objektivt och oberoende hur den interna kontrollen, riskhanteringen och koncerntillsynen har ordnats samt dess resultat, rapporterar revisionens resultat samt presenterar åtgärdsförslag för att utveckla systemet. Den av fullmäktige godkända förvaltningsstadgan förpliktar den interna revisionen att rapportera åt styrelsen och den verkställande direktören. Styrelsen ska i sin tur övervaka förverkligandet av rapporteringen.

 

Enligt 123 § i kommunallagen omfattar revisorns lagstadgade uppgift bland annat att granska huruvida samkommunens förvaltning har skötts enligt lag och fullmäktiges beslut och huruvida samkommunens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt. Enligt verket "Kuntalaki–tausta ja tulkinnat (Kommunallagen–Bakgrund och tolkningar)" ska revisorn se till att kommunallagen och förvaltningslagen samt förvaltningsstadgan och fullmäktiges beslut har iakttagits. Förvaltningsrevisionen gäller bland annat organisationens funktion, vederbörlig verkställighet av beslut och lagstadgade skyldigheter samt riskhantering.

 

Revisionsnämndens beredning

 

Revisionsnämnden sköter beredningen av revisionsberättelsen för behandling hos fullmäktige. I ett framläggande till fullmäktige ska revisionsnämnden ta ställning till beviljande av ansvarsfrihet. Enligt verket "Kuntalaki–tausta ja tulkinnat (Kommunallagen–Bakgrund och tolkningar)" är revisionsnämnden inte i sitt beslutsförslag bunden till revisorns framläggande, utan kan begrunda frågan utifrån alla mottagna utredningar.

 

Efter att 2.4.2020 (§ 14) ha antecknat revisionsberättelsen för kännedom ansåg revisionsnämnden det vara motiverat att – trots att revisionsberättelsen inte innehåller en sådan anmärkning riktad mot den redovisningsskyldiga som avses i 125 § i kommunallagen – på grund av det öppna utlåtandet om beviljande av ansvarsfrihet begära ett utlåtande från styrelsen och förklaringar från de i revisionsberättelsen nämnda behöriga redovisningsskyldiga tjänsteinnehavarna. Nämnden har 7.5.2020 (§ 19) antecknat utlåtandet och förklaringarna för kännedom (bilagorna 8–11) och tagit dem i beaktande vid bildandet av sin ståndpunkt till ansvarsfriheten. 

 

Revisionsnämnden inhämtade ett juridiskt expertutlåtande gällande ansvarsfrihetsfrågan från professor emeritus i allmän juridik Kaarlo Tuori (bilaga 12). För beredningen av framläggandet om ansvarsfrihet inhämtade revisionsnämnden dessutom ett expertutlåtande av revisionskaraktär från Senior Advisor, EM Eero Prepula (bilaga 13).

 

Nämnden har beaktat utlåtandena vid bildandet av sin ståndpunkt till ansvarsfriheten.

 

I den nya utvärderingsrapporten 2019 som lämnats till fullmäktige för behandling anser revisionsnämnden det vara mycket allvarligt att upphandlingslagen inte har iakttagits och fäster allvarlig uppmärksamhet vid att den interna kontrollen inte då det gäller upphandlingarna har förverkligats enligt den av fullmäktige godkända förvaltningsstadgan, vilket har möjliggjort verksamhet som strider mot lagen samt HUS regler och anvisningar. I berättelsen konstaterar revisionsnämnden också att det förfarande som pågått länge och som framkommit i olika utredningar visar att upphandlingen inte har ordnats på ett resultatbärande och ändamålsenligt sätt.

 

Revisionsnämnden upprepar med eftertryck den rekommendation som getts i utvärderingsrapporten 2018: "HUS ska överväga att årligen publicera sakkunnigtjänster och andra leverantörsfakturor (inköp av tjänster, ämnen, förnödenheter och varor) på sina nätsidor. Detta skulle göra organisationens verksamhet mer transparent, förhindra osakligt påverkande och korruption."

 

Nämnden förutsätter att HUS i egenskap av en betydande upphandlare av varor och tjänster i den offentliga ekonomin ska försäkra sig om att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs så, att upphandlingarna är lagenliga och resultatbärande. Dessutom förutsätter revisionsnämnden att styrelsen före utgången av januari 2021 sänder en redogörelse om avhjälpandet av oegentligheterna som förekommit i upphandlingarna samt åtgärderna för att utveckla upphandlingsverksamheten och förverkligandet av dessa.

 

Revisionsnämnden rekommenderar att revisorn planerar och genomför sin revision i enlighet med god revisionssed inom den offentliga förvaltningen för att få rimlig visshet om att alla redovisningsskyldiga kan ta ställning till ansvarsfriheten. I 123 § i kommunallagen föreskrivs att revisorerna ska följa fullmäktiges och revisionsnämndens anvisningar, om de inte står i strid med lag, förvaltningsstadgan eller god revisionssed inom den offentliga förvaltningen.

 

Revisionsnämndens motiveringar till att neka ansvarsfrihet

 

Konkurrens- och konsumentverket (KKV) har till uppgift att övervaka att lagstiftningen om offentliga upphandlingar iakttas. Syftet med övervakningen är att se till att de principer som är centrala med tanke på det allmänna intresset och effektiv användning av medel, till exempel öppenhet och icke-diskriminering, iakttas i offentliga upphandlingar. År 2019 började KKV på eget initiativ undersöka vissa av HUS upphandlingar (DNA-analyser, avfallssäckar, anordningar och förnödenheter för undertrycksbehandling av sår, mjukpapper). KKV sände utredningsförfrågningarna gällande dessa till HUS 21.5.2019.

 

I november 2019 ansåg KKV i fråga om alla fyra upphandlingshelheter att direkta upphandlingar, som gjorts utan någon grund som tas upp i upphandlingslagen, i fråga om förfaringssätten varit grovt felaktiga och på allvarligaste sätt brutit mot lagstiftningen om offentliga upphandlingar. KKV har för marknadsdomstolen föreslagit påföljdsavgifter på totalt 160 000 euro ska påföras HUS.

 

Revisionsnämnden anser att ansvarsfrihet för 2019 inte i detta skede kan beviljas för de redovisningsskyldiga förtroendepersoner och tjänsteinnehavare som tas upp i revisionsberättelsen och i fråga om vilka revisorn inte tagit ställning till beviljande av ansvarsfrihet. Revisionsnämndens åsikt stöds av både det juridiska expertutlåtandet och expertutlåtandet av revisionskaraktär.

 

Revisionsnämnden motiverar sitt förslag att neka ansvarsfrihet med de orsaker som ligger till grund för revisorn att inte ta ställning till beviljande av ansvarsfrihet.  Täckningen av anbudsförfarandena för upphandlingar har inte övervakats i tillräcklig utsträckning. Enligt konkurrens- och konsumentverket har samkommunen gjort direkta upphandlingar utan någon grund som tas upp i upphandlingslagen. Det finns tills vidare inga uppgifter om värdet av skadan som bristerna i upphandlingsförfarandet gett upphov till för samkommunen.

 

Revisionsnämnden gör en ny granskning av situationen gällande ansvarsfrihetsfrågan 2019 senast våren 2021 vid beredningen av ansvarsfrihetsförslaget 2020 för fullmäktige, om inte fullmäktige beviljar de i revisionsberättelsen 2019 nämnda styrelseledamöterna, ekonomidirektören, HUS Logistiks verksamhetsdirektör och upphandlingschef ansvarsfrihet. Efter fullmäktiges beslut överväger revisionsnämnden huruvida man för 2019 ska utföra en specialrevision med fokus på en mer detaljerad utredning än tidigare av de oegentligheter som kommit fram i upphandlingen.

 

Revisionsnämnden          Revisionsnämnden föreslår att fullmäktige ska besluta

1) att anteckna revisionsberättelsen för räkenskapsperioden 2019 för kännedom,

2) godkänna bokslutet för 2019; och

3) enligt ovan nämnda grunder bevilja ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1–31.12.2019 för de organmedlemmar som skött samkommunens förvaltning och ekonomi och uppgiftsområdenas ledande tjänsteinnehavare (redovisningsskyldiga), bortsett från de i revisionsberättelsen 2019 nämnda styrelseledamöterna, ekonomidirektören, HUS Logistiks verksamhetsdirektör och upphandlingschef. 

Ärendets behandling       Under diskussion i ärendet föreslog ordförande Minerva Krohn understödd av ledamot Minna Hakapää,  att till beslutsförslaget fogas enligt följande lydande 4. punkt: ”4) förutsätter, att revisionsnämnden låter göra en extraordinär revision för att noggrannare utreda de missförhållanden som uppdagats i upphandlingsverksamheten under 2019. Extraordinära revisionen önskas vara färdig i slutet av år 2020.”

 

                                            Ledamot Minna Hakapää framförde dessutom följande åtgärdsmotion understödd av ledamot Hannu Tuominen: ”Revisionsnämnden har redan under två på varandra följande år rekommenderat en praxis med att inköpsfakturor publiceras på HUS webbplats. Verkställande direktör Tuominen berättar att den tekniska beredskapen för detta också är under utveckling.

 

De grönas fullmäktigegrupp föreslår att inköpsfakturorna publiceras på HUS webbplats då den tekniska beredskapen är klar, senast våren 2021.”

 

                                            Efter att förklarat diskussionen avslutad frågade ordföranden fullmäktige, kan förslaget framställt av ordföranden godkännas enhälligt. Eftersom ingen motsatte sig förslaget, konstaterade ordföranden att komplettering av beslutsförslaget är enhälligt godkänt.

 

                                            Ordföranden frågade, kan åtgärdsmotionen också godkännas enhälligt. Eftersom ingen motsatte sig förslaget, konstaterade ordföranden att åtgärdsmotionen är enhälligt godkänt och remitteras till styrelsen.

 

Beslut                                Fullmäktige beslutade enhälligt

1) att anteckna revisionsberättelsen för räkenskapsperioden 2019 för kännedom,

2) godkänna bokslutet för 2019; och

3) enligt ovan nämnda grunder bevilja ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1–31.12.2019 för de organmedlemmar som skött samkommunens förvaltning och ekonomi och uppgiftsområdenas ledande tjänsteinnehavare (redovisningsskyldiga), bortsett från de i revisionsberättelsen 2019 nämnda styrelseledamöterna, ekonomidirektören, HUS Logistiks verksamhetsdirektör och upphandlingschef. 

4) förutsätter, att revisionsnämnden låter göra en extraordinär revision för att noggrannare utreda de missförhållanden som uppdagats i upphandlingsverksamheten under 2019. Extraordinära revisionen önskas vara färdig i slutet av år 2020.

Fullmäktige godkände dessutom följande åtgärdsmotion enhälligt, vilken remitteras till styrelsen för fortsatt behandling:

"Revisionsnämnden har redan under två på varandra följande år rekommenderat en praxis med att inköpsfakturor publiceras på HUS webbplats. Verkställande direktör Tuominen berättar att den tekniska beredskapen för detta också är under utveckling.

De grönas fullmäktigegrupp föreslår att inköpsfakturorna publiceras på HUS webbplats då den tekniska beredskapen är klar, senast våren 2021.”

 

Tilläggsuppgifter                  Utvärderingsdirektör Pirjo Räsänen, e-post pirjo.rasanen(at)hus.fi

Ansvarig revisor Jorma Nurkkala, e-post jorma.nurkkala(at)kpmg.fi

 

Bilagor	6	Bilaga 6: Revisionsberättelse 2019
	7	Bilaga 7: Sammanfattningsrapport om revisionen 2019
	8	Bilaga 8: Styrelsens utlåtande
	9	Bilaga 9: Ekonomidirektörens förklaring
	10	Bilaga 10: Förklaring från direktören för HUS Logistik
	11	Bilaga 11: Förklaring från upphandlingschefen för HUS Logistik
	12	Bilaga 12: Juridiskt expertutlåtande
	13	Bilaga 13: Expertutlåtande av revisionskaraktär